本年の1月より、電子帳簿保存法が改正されました。
ただし、政府が周りからの圧力に負け、2023年12月末までの2年間の経過措置となりました。
この件、かなり分かりづらいので、自分への確認のためにも今回まとめてみました。
以下のミラサポplusのウェブサイトを参考にさせて頂いています。というかほぼそのままです（笑）。
https://mirasapo-plus.go.jp/hint/17457/
電子帳簿保存法における保存方法は以下の３つから成り立っています。
①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引データ保存
それぞれの説明は以下の様になります。
①電子帳簿等保存
・「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」すること
・具体的にいうと、自分が会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを「電子データのままで保存する」ことなど
②スキャナ保存
・「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」すること
・具体的にいうと、相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存すること
③電子取引データ保存
・「電子的に授受した取引情報をデータで保存」すること
・具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容を
データでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというもの
上記を見てもらうと分かるように、ここには紙でもらった請求書等の書類は含まれていません。つまり、紙でもらったものはそのまま紙で保存すれば良いので、100％紙でもらっている事業者さんは特に何も変わらないということです。
今回の変更は、上記の3方法にて受け取った電子データを、これまでは他の紙の書類と一緒に保管するためにプリントアウトして保存していたのを、今後はプリントアウトするのも大変だと思うので、データのまま保存してくださいというものです。
このように書くと親切な感じもして（笑）、楽になるのではと思いますが、これまでのように紙だけではなく、紙とデータの2種類で保管するため、管理がちょっと面倒になるかもしれません。
また、紙も一緒だと思うのでデータだけ厳しくするのも変だと思いますが、勝手に修正しないように以下のことが必須になります。
①システム概要に関する書類の備え付け
②見読可能装置の備え付け
③検索機能の確保
④データの真実性を担保する措置
この中で③と④は大切なので簡単に説明します。
③検索機能の確保」
・「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはならない
・対応策としては以下の3つなどがあります。
①専用ソフトで機能を備える
②保存するファイル名を「20221031_(株)国税商事_110000」のようにしてフォルダの検索機能が使えるようにする
③Excel等で索引簿を作成し、ファイルと関係づけて検索できるようにしておく
④データの真実性を担保する措置
・以下の４つなどが考えられます。
しかしながら、①～③はシステムの導入などのコストがかかるため、④の社内事務処理規定を作るのが現実的だと思います。
①タイムスタンプが付されたデータを受け取る、
②データに速やかにタイムスタンプを押す、
③データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する、
④不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
・社内事務処理規程のひな形は以下の国税庁のウェブサイトからダウンロードできます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
最後の規定が結構ハードルを高くしているかも知れません。私でも面倒です（笑）。
とりあえず、私が今考えているのは以下の様になります。
①紙でもらう書類はそのまま。
②電子データでもらう書類は以下になるため、この分はデータで保存し、今回のルールに従ってデータ名を付ける。
・Money Fowardで作成する決算書類
・メールでやり取りする取引（アマゾン、Microsoft、ZOOM、DROPBOXなどの外資系企業）との請求書
③一人の事務所なので、余り作成する必要性は見つかりませんが、社内事務処理規程を作成する。
とりあえず今年1年準備して来年から開始といった感じでしょうか。
もともと電子データはプリントアウトもしていますが、各社別にキチンを月が分かるように保存しているのでそんなに追加の負担は無いと思っています。
ご不明な点があれば、私ではなく（笑）、税理士さんへお聞きください。